Algemene voorwaarden Flow-wolf
Algemeen
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Flow-wolf en haar opdrachtgever betreffende deelname aan of opdracht tot coaching- en trainingsactiviteiten in de ruimste zin des woords.
Deze voorwaarden worden geacht deel uit te maken van iedere overeenkomst tussen opdrachtgever en Flow-wolf, tenzij hiervan uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. Op iedere overeenkomst tussen Flow-wolf en een opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing. In enig geval van geschil is de bevoegde rechter in Zutphen aangewezen hiervan kennis te nemen.
2. Honorarium, tarieven en reiskosten
- De honorering van de door Flow-wolf, geleverde diensten, berust op uurtarieven of dagdeeltarieven.
- Daar waar sprake is van dagdelen, heeft dit altijd betrekking op een ochtend, middag of avond van maximaal 3,5 uur.
- De kosten en organisatie van de accommodatie (evenals de kosten van het verblijf dan wel voorovernachting van de coach/trainer in of nabij de accommodatie) zijn voor rekening van de opdrachtgever.
- De tarieven zijn voor zakelijke opdrachtgevers altijd exclusief BTW. De BTW wordt apart vermeld in de factuur en is voor rekening van de opdrachtgever. Het dagdeeltarief is inclusief gebruik van videoapparatuur en exclusief gebruik van eventuele beamer, scherm, geluidsinstallatie en internetverbinding.
- Reiskosten zijn gebaseerd op een vergoeding van € 0,29 per kilometer.
3. Betaling
Facturen worden verstuurd voor aanvang van de coaching- of trainingactiviteiten. In overleg kan gefactureerd worden in meerdere termijnen. Nadere specificatie van de manier van factureren wordt opgenomen in de overeenkomst van opdracht.
De betalingstermijn is veertien dagen na factuurdatum.
Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen dan wordt de wettelijke rente berekend over het uitstaande bedrag. De gerechtelijke en buitenrechtelijke kosten bedragen minimaal 15% van de hoofdsom met een minimum van €120,=.
4. Annulering
- Bij coachings- en voortgangsgesprekken
Voor annulering of datawijziging binnen een week voor de uitvoeringsdatum wordt 50% in rekening gebracht van het oorspronkelijk overeengekomen bedrag.
Voor annulering of datawijziging binnen 24 uur voor de uitvoeringsdatum wordt 100% van het oorspronkelijke bedrag in rekening gebracht.
- Bij training en workshopactiviteiten
- Annuleringen, datawijziging of andere ingrijpende wijzigingen in de reeds verstrekte opdracht zijn tot 4 weken voor de uitvoeringsdatum kosteloos, met uitzondering van de reeds gemaakte kosten ter voorbereiding.
- Voor annulering of datawijziging van 4 tot 2 weken voor de uitvoeringsdatum wordt 50% in rekening gebracht van het oorspronkelijk overeengekomen bedrag. Voor annulering of datawijziging van 2 weken tot 1 week voor de uitvoeringsdatum wordt 75 % in rekening gebracht. Bij annulering of datawijziging vanaf 1 week tot aan de uitvoeringsdatum zelf, wordt 100 % van het oorspronkelijke bedrag in rekening gebracht.
5. Gedragscodes
- De coach/trainer acht zich verplicht tot zorgvuldige omgang met en geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie over de organisatie en de medewerkers van de opdrachtgever.
- Informatie over individuele deelnemers wordt slechts aan derden verstrekt wanneer de deelnemer ervan op de hoogte is gesteld en hiervoor uitdrukkelijk toestemming gegeven heeft.
6. Medewerkers
- Flow-wolf kan in overleg met de opdrachtgever de deelnemende medewerkers van de opdracht wijzigen. De wijziging mag de kwaliteit van uitvoering van de opdracht niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden.
- Een wijziging van de deelnemende medewerkers kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met Flow-wolf plaatsvinden.
7. Overmacht
- Ziekte en tijdelijke of blijvende arbeidsongeschiktheid van coaches/ trainers/ acteurs/ adviseurs ingezet door Flow-wolf ontslaat Flow-wolf van het nakomen van de overeengekomen leveringsplicht en de opdrachtgever van afnameplicht, zonder dat de opdrachtgever of Flow-wolf uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten of schade kunnen doen gelden. In eerste instantie zal in overleg wordt bekeken of de uitvoeringsdatum kan worden verschoven.
- In geval van overmacht zal Flow-wolf de opdrachtgever daarvan onverwijld op de hoogte stellen.
8. Aansprakelijkheid
- Eigendommen van de opdrachtgever, dan wel van uitvoeringslocaties zal Flow-wolf met dezelfde zorg behandelen die hij dienaangaande omtrent zijn eigen zaken aanwendt.
- Flow-wolf is jegens de opdrachtgever niet aansprakelijk voor schade, die tijdens de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtgever zou worden toegebracht door Flow-wolf of door een ander die in dat kader werkzaamheden op verzoek van of in samenwerking met Flow-wolf heeft verricht, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld.
- Indien een derde schade lijdt door het handelen of nalaten van Flow-wolf of een ingeschakelde derde, en hetzij die derde daarvoor Flow-wolf aansprakelijk stelt, hetzij die derde daarvoor de opdrachtgever aansprakelijk stelt en deze laatste daarvoor regres zou willen nemen op Flow-wolf, geldt tussen partijen, dat die schade uiteindelijk zal worden gedragen door de opdrachtgever, tenzij er aan de zijde van Flow-wolf sprake is van opzet of grove schuld.
- Wanneer een opdrachtgever een door een bevoegde rechter gegrond verklaarde klacht heeft jegens Flow-wolf, kan Flow-wolf tot maximaal het bedrag van de betreffende opdracht/coachovereenkomst aansprakelijk worden gesteld.
9. Intellectueel eigendom
- Op de door Flow-wolf ontwikkelde coachingsmaterialen, hand-outs, werkmappen, opleidingsmateriaal, rapporten en voorstellen rust auteursrecht. Het verstrekte materiaal is alleen voor eigen gebruik. Het is niet toegestaan dit materiaal voor anderen ter beschikking te stellen, aan te passen of te vermenigvuldigen zonder schriftelijk toestemming van Flow-wolf.
10. Klachtenprocedure
- Doel van de onze klachtenprocedure
Het doel van deze procedure is de klachten van opdrachtgevers zodanig te ontvangen, registreren, behandelen en evalueren dat:
– de opdrachtgever zich behoorlijk behandeld voelt m.b.t. de klachtenprocedure;
– de klacht na wederzijdse tevredenheid wordt opgelost;
– herhaling van dezelfde klacht wordt voorkomen;
– de diensten die Flow-wolf levert geoptimaliseerd blijven.
- Werkwijze
2.1 Ontvangen en registreren
Flow-wolf ontvangt klachten op een klantgerichte wijze. Wij registreren de klacht direct na ontvangst op een klachtenformulier. U ontvangt afhankelijk van de aard van de klacht een telefonische of schriftelijke reactie binnen 5 werkdagen na het uiten van de klacht.
Van de klacht worden de volgende gegevens geregistreerd: – datum van ontvangst; – van opdrachtgever: naam contactpersoon; telefoonnummer; e-mailadres; – naam ontvanger; Flow-wolf; – korte omschrijving klacht.
2.2 Klachtenbehandeling
Flow-wolf komt binnen 1 maand na het ontvangen van de klacht tot een passende oplossing in overleg met de klager.
De oplossing leggen wij vast op het klachtenformulier waarop waarin wordt vermeld:- namen van de klager; de behandelaar van de klacht; – een omschrijving van de klacht; -de mogelijke oorzaken van de klacht; – gewenste oplossing; – oplossing dan wel gemaakte voortgangsafspraken; – wel/niet overeenstemming met klant; – datum.
2.3 Vaststellen oorzaak en oplossen probleem
Flow-wolf stelt de mogelijke oorzaken van de klacht vast en gaat na of een structurele oplossing c.q. preventieve maatregelen gewenst zijn. Oorzaak en oplossingen moeten op het klachtenformulier worden aangegeven
2.4 Verantwoordelijkheden
Flow-wolf is verantwoordelijk voor: het correct ontvangen en de analyse van uw klacht; de archivering van uw klacht op een formulier; een behoorlijke afhandeling van uw klacht; een afwikkeling van uw klacht waarbij het streven is te komen tot een oplossing naar wederzijdse tevredenheid.
2.5. Registratie
Het klachtenformulier wordt opgeborgen in ons daarvoor bestemde systeem. De registratielijst van in behandeling zijnde klachten wordt bewaard tot 5 jaar na dato.
Flow-wolf 2023